Mit der im Jahr 2016 eingeführten Vergabestatistikverordnung (VergStatVO) wurde die Grundlage für den Aufbau einer allgemeinen bundesweiten elektronischen Vergabestatistik geschaffen. Die technische Umsetzung erfolgte durch das Statistische Bundesamt (Destatis).

Die Vergabestatistik ermöglicht repräsentative Aussagen zum öffentlichen Auftragswesen in Deutschland, wie zum Beispiel eine eindeutige Ermittlung des jährlichen Beschaffungsvolumens von Bund, Ländern und Kommunen und dessen Verteilung auf Liefer‑, Dienst- und Bauleistungsaufträge. Eine entsprechende Datenauswertung kann dabei auch zu einer verstärkt strategischen Ausrichtung der öffentlichen Beschaffung sowie zu einer besseren Einschätzung der volkswirtschaftlichen Bedeutung der Vergabe öffentlicher Aufträge genutzt werden. Weiterhin soll die Vergabestatistik das Monitoring für die Europäische Kommission unterstützen.

Seit dem 1. Oktober 2020 müssen Auftraggeber ab einem Auftragswert über 25.000 Euro netto nach Maßgabe der VergStatVO ihre vergebenen Aufträge selbst erfassen und innerhalb von 60 Tagen nach Zuschlagserteilung eigenständig an Destatis melden.

Ab Erreichen der EU-Schwellenwerte sind alle Auftraggeber nach § 98 GWB (also öffentliche Auftraggeber, Sektorenauftraggeber und Konzessionsgeber) verpflichtet, die in der VergStatVO festgelegten Daten über die Vergabe öffentlicher Aufträge oder Konzessionen an Destatis zu übermitteln.  

Im Unterschwellenbereich sind öffentliche Auftraggeber im Sinne des § 99 GWB zusätzlich nach Maßgabe von § 2 Abs. 2 VergStatVO verpflichtet, die in der VergStatVO festgelegten Daten zu öffentlichen Aufträgen zu übermitteln, wenn der Auftragswert über 25.000 Euro netto liegt.

Für die Meldung zur Vergabestatistik steht im Vergabemarktplatz das Modul „Vergabestatistik“ zur Verfügung. Es wird dringend empfohlen, die Meldung zur Vergabestatistik direkt nach Zuschlagserteilung und Abschluss des Projektes auf dem Vergabemarktplatz anzulegen und an Destatis zu übermitteln.

Denn im Modul „Vergabestatistik“ des Vergabemarktplatzes wird die statistischen Meldung automatisch mit denjenigen Daten vorbefüllt, die bereits im Vergabeverfahren und ggf. in der Bekanntmachung eines vergebenen Auftrages (§ 39 VgV / § 18 EU Abs. 3 VOB/A) im Vergabemarktplatz erfasst wurden. Für eine vollständige statistische Meldung, müssen dann nur noch einzelne Ergänzungen vorgenommen werden. 

Insofern wird auch empfohlen, für die Durchführung von Vergabeverfahren zukünftig der Einfachheit halber den Vergabemarktplatz zu nutzen. Dies gilt selbstverständlich auch für Vergabeverfahren, die ausnahmsweise nichtöffentlich durchgeführt werden. Anderenfalls muss die Meldung zur Vergabestatistik für jedes Vergabeverfahren nach Zuschlagserteilung manuell über ein Onlineformular bei Destatis abgegeben werden.

Für die Meldung muss der Auftraggeber im Vorfeld eine oder mehrere Berichtsstellen festlegen, die sich bereits bei Destatis registriert haben muss. Eine Registrierung ist über das Informationsportal des Statistischen Bundesamtes möglich. Sie ist auch dann erforderlich, wenn die Berichtsstelle bereits ein Meldekonto für IDEV aufgrund von Meldepflichten zu anderen Statistiken hat.

Die Zahl der Berichtsstellen sollte auf das zwingend notwendige Maß beschränkt werden. Es wird daher empfohlen, dass je Institution/ Einrichtung nur 1 Berichtsstelle bestimmt wird, auch wenn mehrere unterschiedliche Bereiche den Vergabemarktplatz für ihre Vergabeverfahren nutzen. Nur so können uneinheitliche Eintragungen oder Doppelmeldungen vermieden werden.

Vergabemarktplatz-Nutzer, die die Rolle „Mandanten-Administrator“ besitzen, müssen die Berichtseinheit-ID unter dem Menüpunkt „Verwaltung“ – „Mandant“ eigenständig einmalig hinterlegen. Alle Mitarbeiter, die Nutzer des Vergabemarktplatzes sind, können so nach Abschluss ihrer Vergabeverfahren die statistische Meldung eigenständig durchführen. Die Berichtseinheit-ID wird allen Nutzern eines Mandanten korrekt zugeordnet und muss nicht mit jeder statistischen Meldung nochmals angegeben werden.

Im Service- und Support-Center für den Vergabemarktplatz steht neben der Anwenderdokumentation auch ein Video-Tutorial für die Nutzung der Schnittstelle zur Vergabestatistik zur Verfügung.

Auch die Versionshinweise VMP ab Version 8.5 im Service- und Support-Center geben Hinweise zur Umsetzung der elektronischen Vergabestatistik mit Hilfe des Vergabemarktplatzes.