Bieterabsprachen zielen darauf ab, die ausschreibende Stelle zur Annahme eines bestimmten Angebotes zu verleiten.

Für Vergabestellen sind Bieterabsprachen oftmals nicht einfach zu erkennen. Als Hilfestellung können beispielsweise Checklisten dienen. Die OECD hat eine solche Checkliste in ihrem „Leitfaden zur Bekämpfung von Angebotsabsprachen im öffentlichen Beschaffungswesen“ veröffentlicht. Auch das Bundeskartellamt hat eine Liste veröffentlicht, die typische Indikatoren für Bieterabsprachen aufführt. Die wichtigsten dieser Indikatoren sind danach:

• Äußere Ähnlichkeiten der Angebote (z. B. derselbe Tippfehler oder Kalkulationsfehler, dieselbe Handschrift, identisches Layout, optisch-technisch identische Kurz-Leistungsverzeichnisse)

• Abgabe von Scheinangebote (z. B. oberflächlich erarbeitetes Angebot mit absichtlich fehlenden Angaben und Unterlagen)

• Kenntnis eines Bieters von anderen Angeboten (z. B. eindeutige Erwartung der preisgünstigste Bieter zu sein oder ein Bieter bezieht sich auf „Standardpreise“)

• Auffällige Preise verschiedener Bieter (z. B. identische Einheitspreise, identische überhöhte Pauschalpreise, identische Endpreise, identische Kostenzuwächse, dichte Preisabstände trotz komplexer Produkte)

• Überraschende Preise eines Bieters (z. B. sehr unterschiedliche Preise vom gleichen Bieter in ähnlichen Ausschreibungen, die sich nicht durch Änderung der wirtschaftlichen Rahmenbedingungen erklären lassen)

• Angebotsmuster, die auf eine Marktaufteilung hinweisen (z. B. gewonnene Ausschreibungen oder Lose rotieren unter den Bietern, gewinnt ein Bieter immer, wenn er an einer Ausschreibung teilnimmt bzw. gewinnt er nie?)

• Auffällige Preistrends nach bestimmten Marktereignissen (z. B. führt ein Markteintritt eines neuen Wettbewerbers zu einem allgemeinen Preisrutsch? Sind die Preise nach einer Branchenmesse oder anderem Marktereignis sprunghaft angestiegen?)

• Anzeichen nach der Auftragsvergabe für eine vorherige Absprache (z. B. der Gewinner einer Ausschreibung gibt lukrative Teile des Auftrags an Nachunternehmer weiter, die sich an der Ausschreibung nicht beteiligt haben obwohl sie dazu in der Lage gewesen wären)

Der Leitfaden der OECD enthält umfassende Hinweise, wie Vergabestellen schon vor der Ausschreibung wettbewerbsbeschränkenden Absprachen entgegenwirken können. Wichtigste Vorgehensweisen im Beschaffungsprozess können sein:

• Marktkenntnis der Vergabeverantwortlichen (Erkundigungen im Vorfeld der Vergabe über das Produkt, die Branche und den Markt hilft den Vergabestellen, mögliche ungewöhnliche Angebotsaspekte überhaupt zu erkennen.)

• Maximierung der Anzahl potenzieller Bieter (Mehr Bieter bedeutet zumeist: Weniger Risiko für Bieterabsprachen. Durch Anwendung transparenter, diskriminierungsfreier Teilnahmebedingungen, die den Wettbewerb nicht unnötig einschränken, kann die Zahl der Bieter erhöht werden.)

• Anwendung wettbewerbsfördernder Eignungs- und Zuschlagskriterien (Das gilt auch für die Teilnahmebedingungen: Diese sollten so gewählt werden, dass sich ausreichend ernsthafte Bieter, insbesondere auch kleinere und mittlere Unternehmen am Vergabeverfahren beteiligen können.)

• Reduzierung der Kommunikationsmöglichkeiten der Bieter untereinander (Bieter, die nicht voneinander wissen, können auch nicht kommunizieren. Die Nutzung elektronischer Vergabeplattformen bietet geeignete Kommunikationswege, um ungewollte Kontaktaufnahmen zu verhindern.)

• Fort- und Weiterbildung der Mitarbeiter (Mitarbeiter können nur aktiv eingreifen, wenn Sie genügend Kenntnisse über wettbewerbswidrige Absprachen und ihre Erscheinungsformen haben. Notwendig sind deswegen regelmäßige Schulungen sowie die Weitergabe von Wissen der Vergabestellen untereinander, beispielsweise durch Bildung von Vergabestellen-Netzwerken.)