Von einem Interessenkonflikt im Vergabeverfahren wird gesprochen, wenn das Risiko einer Beeinflussung des Verfahrens besteht, weil eine am Verfahren beteiligte Person aus bestimmten Gründen nicht unabhängig handeln und entscheiden kann.

Um die Neutralität im Vergabeverfahren - und damit die Gleichbehandlung aller Bieter - zu gewährleisten, normieren beispielsweise § 6 VgV bzw. § 4 UVgO für bestimmte natürliche Personen das Verbot, auf Seiten des öffentlichen Auftraggebers an einem Vergabeverfahren mitzuwirken.

Die Formularsammlung für EU-weite und nationale Vergabeverfahren stellt hierfür eine Neutralitätserklärung (Formular 1.11 bzw. 1.12 EU) zur Verfügung, die von denjenigen Personen zu unterzeichnen ist, die bei Vergabeentscheidungen auf Seiten des Auftraggebers eingebunden sind.

Die Europäische Kommission hat mit dem Arbeitspapier „Aufdeckung von Interessenkonflikten in öffentlichen Vergabeverfahren für Strukturmaßnahmen“ einen Leitfaden entwickelt, der praxisnahe Hilfestellungen für den Umgang mit dem Thema Interessenkonflikte enthält.

Darin gibt die Kommission Empfehlungen, wie Interessenkonflikte erkannt werden können und wie ihnen begegnet werden sollte. Anhand realer Beispiele werden Interessenkonflikte veranschaulicht und Mitarbeiter entsprechend sensibilisiert.

Der Leitfaden richtet sich vorrangig an Verantwortungsträger und Mitarbeiter von Verwaltungsbehörden der Struktur- und Kohäsionsfondsverwaltung wie EFRE, ESF oder ELER, bzw. an die begünstigten Behörden, die als Vergabestellen fungieren.

Aufgrund seiner allgemeinen vergaberechtlichen und praktischen Erläuterungen, können Vergabestellen aber unabhängig von diesem Adressatenkreis den Leitfaden für sich nutzen und als Grundlage für eigene, interne Handlungsempfehlungen und den Umgang mit Interessenkonflikten verwenden.